Comment écrire un mail pour s’excuser, demander ou refuser quelque chose? C’est une tâche qui n’est pas toujours facile pour les personnes qui apprennent le français! Voici des conseils et des exemples concrets pour apprendre à rédiger un mail formel en français.

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  1. Écrire un mail formel: structure générale
  2. S’excuser par mail en français
  3. Demander quelque chose poliment par mail
  4. Refuser poliment une proposition

Écrire un mail formel: structure générale

En général, un mail formel est composé de 3 parties: la formule d’ouverture, le corps du mail et la formule pour prendre congé. Il ne faut pas non plus oublier, avant tout, d’écrire l’objet du mail.

Comment écrire l’objet d’un mail

L’objet d’un mail est très important: c’est la première chose que ton interlocuteur voit quand il reçoit ton message!

L’objet est comme le titre de ton mail. Il faut qu’il soit clair et concis, qu’il résume le sujet de ton message afin que ton destinataire comprenne tout de suite ce que tu veux.

Voici quelques exemples:

Pour un mail d’excuses: Mes excuses

Pour demander quelque chose: Demande importante

Pour refuser quelque chose: Réponse à votre proposition

Pour prendre rendez-vous: Rendez-vous

Pour s’informer: Date de l’examen

Comme on le voit, l’objet est très court: quelques mots suffisent. Il faut absolument éviter…

de laisser l’objet vide: un mail sans objet a des chances de finir directement à la corbeille, sans avoir été ouvert!

d’écrire un roman: si ton objet est trop long, le destinataire ne pourra pas le lire en entier. Ce n’est pas le but!

de mettre une formule de politesse dans l’objet: ce n’est pas sa place!

Formules de politesse pour commencer un mail

Pour commencer un mail formel, il est impératif d’utiliser une formule de politesse. Ces formules sont figées, il faut les connaitre et les adapter selon le destinataire du mail.

– Si tu écris à une personne qui a un titre ou une fonction, cela doit apparaitre dans la formule de politesse:

Monsieur le Maire,

Madame la Directrice,

– Si le destinataire n’a pas de titre particulier, tu peux t’adresser à lui par son nom de famille:

Monsieur Laroche,

Madame Dupont,

– Et si tu ne connais pas ton destinataire (si tu écris à une administration par exemple), tu peux commencer ton mail ainsi:

Madame, Monsieur,

– Dans le cas d’un mail adressé à un collègue, tu peux utiliser une formule moins formelle:

Cher François,

Chère Françoise,

Ou, plus simplement:

François,

Françoise,

Dans tous les cas, quand on rédige une formule d’appel, il faut faire attention aux majuscules et à la ponctuation: majuscules à Madame et Monsieur, aux titres et aux noms de famille, et, toujours, une virgule à la fin!

Le corps du message

Une fois que tu as écrit la formule de politesse, tu peux commencer de rédiger ton mail à proprement parler. Il s’agit du corps du mail, dans lequel tu évoques le sujet principal de ton message.

Nous verrons plus loin trois exemples: un mail pour s’excuser, un mail pour demander quelque chose, et un mail pour refuser quelque chose.

Dans tous les cas, il faudra faire attention au niveau de langue que tu emploies. Pour écrire un mail formel, tu devras sans doute utiliser un registre soutenu.

Formules de politesse pour finir un mail

Pour écrire un mail en français correctement, il est nécessaire de mettre à la fin une formule de politesse. Cette formule de prise de congé varie selon le destinataire.

– Si ton mail est très formel, tu peux par exemple utiliser une de ces deux formules:

Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, l’expression de mes sentiments distingués.

Paul Latour

Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Paul Latour

Évidemment, il faut adapter la formule au nom et au titre de ton destinataire. Et ne pas oublier de signer en écrivant ton prénom et ton nom!

– Tu peux aussi utiliser ces deux formules de politesse, un peu moins formelles:

Respectueusement, / Salutations respectueuses,

Paul Latour

– Dans la correspondance professionnelle ou administrative, on rencontre très souvent les formules suivantes:

Bien à vous, / Cordialement, / Bonne journée,

Paul Latour

S’excuser par mail en français

Pour savoir comment s’excuser en français en général, tu peux regarder cette vidéo. Ici, nous allons découvrir comment écrire un mail en français pour s’excuser poliment.

Phrases pour demander pardon par mail

Voici différentes formules pour s’excuser avec politesse:

Je vous prie de bien vouloir m’excuser de m’être comporté de cette manière hier soir. / Je vous présente mes plus sincères excuses par rapport à l’incident d’hier soir.

Je vous prie de m’excuser pour mon retard. / Je tiens à vous présenter mes excuses pour ce retard. / Excusez-moi de vous répondre avec autant de retard.

Je voudrais vous demander pardon d’avoir négligé ce problème. / Je voudrais vous demander pardon pour ma négligence.

Je suis désolé d’avoir été blessant. / Je suis navré de vous avoir déçu.

Attention, il vaut mieux éviter de dire Je m’excuse. Quoique fréquente, cette formulation est critiquée par les puristes qui la trouvent impolie. En effet, dire Je m’excuse reviendrait à s’excuser soi-même…

De même, il est déconseillé de se justifier quand on présente ses excuses. On évitera donc les formules du genre:

Je suis désolé d’avoir fait cette erreur, mais les consignes que j’ai reçues n’étaient pas claires…

En revanche, une fois qu’on a présenté poliment ses excuses, on peut poursuivre le message avec des phrases de ce type:

En effet, je reconnais mon erreur. / En effet, je me suis trompé. / Je reconnais mes torts.

Je comprends que vous puissiez être déçu. / Je comprends tout à fait votre déception. / Votre déception est absolument justifiée.

J’espère que vous ne m’en voudrez pas. / J’espère que vous ne m’en tiendrez pas trop rigueur. / J’espère cependant que nous pourrons encore collaborer ensemble.

S’excuser poliment par mail: un exemple concret

Situation: J’écris à la directrice de mon entreprise pour m’excuser d’avoir rendu un dossier en retard.

Objet: Mes excuses

Madame la Directrice,

Je vous prie de bien vouloir m’excuser d’avoir rendu le dossier Rongier en retard. Je porte l’entière responsabilité de cette faute. J’espère qu’elle ne portera pas préjudice à notre entreprise et que je parviendrai à regagner rapidement votre confiance.

Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, mes salutations distinguées.

Gérard Lebreton

Demander quelque chose poliment par mail

Pour savoir comment demander quelque chose par mail, voici des phrases-clés et un exemple concret.

Phrases pour demander poliment quelque chose

Ces débuts de phrases te serviront à commencer ton mail. À toi de les adapter ensuite à ta demande.

J’aimerais connaitre… / J’aurais aimé savoir comment… / Je voudrais savoir si…

Pourriez-vous me dire… / Pourrais-je avoir…

Si cela ne vous dérange pas, je voudrais vous demander… / Cela ne vous ennuierait pas de…

Comme tu peux le voir, et comme nous l’avions rappelé dans une vidéo sur les expressions de politesse en français, le conditionnel est vraiment le mode de la politesse! Il est indispensable de le connaitre pour demander quelque chose en français!

Et n’oublie pas non plus d’utiliser le mot magique: s’il vous plait.

Enfin, pour terminer ton mail, tu peux aussi remercier par avance le destinataire:

Par avance, merci. / Merci d’avance pour votre réponse. / Je vous remercie d’avance de votre réponse.

Demander poliment par mail: un exemple concret

Situation: J’écris au centre d’examen de français de ma ville pour avoir des informations sur le DELF B2.

Objet: Examen DELF B2

Madame, Monsieur,

Pourriez-vous me dire s’il vous plait la date du prochain examen du DELF B2? J’aimerais savoir également si le prix est le même que pour le B1.

Je vous remercie d’avance.

Cordialement,

Lucie Fort

Refuser poliment une proposition

Pas toujours facile de dire non ! Voici quelques idées pour savoir comment refuser quelque chose poliment par mail.

Phrases pour refuser poliment par mail

En général, il est de bon ton de commencer “gentiment” le mail, pour adoucir le refus:

Je comprends parfaitement votre demande. / Je vous remercie de l’intérêt que… / Merci beaucoup pour votre message…

Votre proposition est très alléchante… / Je suis ravi que vous ayez pensé à moi pour…

Ensuite, il faut signifier clairement et poliment son refus:

Cependant, il m’est impossible de… / Malheureusement, il n’est pas possible pour moi de…

Je suis désolé, mais je ne peux pas accepter votre proposition… / Je ne voudrais pas vous décevoir, mais…

Je préfère toutefois être honnête avec vous: je dois…

Comme on le voit, les mots de liaison (cependant, malheureusement, mais, toutefois…) sont ici très utiles.

Pour conclure, tu peux utiliser ce genre de formule:

J’espère que vous comprendrez mon point de vue. / J’espère que vous ne m’en tiendrez pas rigueur.

Je vous remercie de votre compréhension. / Je suis sûr que nous pourrons nous entendre sur d’autres points.

Refuser quelque chose par mail: un exemple concret

Situation: Mon chef m’a invité à une réception dans sa nouvelle maison.

Objet: Re: Invitation

Monsieur Tobre,

Je vous remercie de votre invitation. C’est très gentil de votre part d’avoir pensé à moi. Malheureusement, je ne serai pas disponible le 24 et ne pourrai donc pas me rendre à votre réception. J’espère que vous ne m’en tiendrez pas rigueur.

Bien à vous,

Juliette Auguste

Voilà! Tu as maintenant tous les outils pour écrire un mail en français! Et si tu as besoin de conseils plus généraux pour écrire en français, je t’invite à regarder cette vidéo.

 

Écrire un mail formel: PDF – Exercice – Transcription